C’est un constat que j’entends de plus en plus lorsque je visite des entreprises et pourtant ça n’est surement pas d’hier mais les responsables de départements, et pas forcément des responsables IT, me disent que finalement, une problématique clé qu’ils voudraient résoudre, c’est la complexité du paysage applicatif qui permet de gérer des données liées à la conception, à l’industrialisation, à la production mais aussi à l’envoi et au support de leurs produits. Et le problème dans ce constat, c’est que lorsque l’on parle d’application, on ne parle pas forcément d’un logiciel installé ou accessible sur le réseau avec une interface. On parle aussi d’utilisations diverses de solutions de tableur ou de solutions de gestion de base de données. Quand reviennent de temps en temps les questions de « Total Cost of Ownership » des solutions acquises et du coût total de l’IT et que l’on y rajoute les problématiques de risques alors il peut-être intéressant de prendre en compte l’exhaustivité des outils utilisés.
Microsoft Excel et autres tableurs
C’est une des applications les plus utilisées pour gérer de la donnée dans une entreprise. Et ne vous y trompez pas, cela ne compte pas comme une application. Chaque fichier indépendant compte comme une application distinct avec son modèle de données (si on peut en maîtriser un dans Excel), sa méthode de remplissage,etc. Très peu sont les fichiers Excel remplis automatiquement et s’ils le sont, ils font souvent référence à des fichiers source d’utilisation éphémère. C’est donc soit de la ressaisie courante soit un risque sur le maintien des liens entre fichiers.
Les solutions de gestion de base de données : Microsoft Access, Filemaker,…
C’est en général la solution qui permet déjà de limiter le nombre d’application en rassemblant des tables et ainsi souvent des feuilles de tableur. Cependant ils requiert des compétences techniques non-négligeables et ces bases ne sont pas forcément lancées sur la base d’un vrai design qui permet de les faire évoluer à long termes. Je rencontre en général des personnes qui me disent qu’ils arrivent au bout des évolutions de leur base et qu’ils ne veulent pas prendre le risque de modifier encore des éléments. En plus de ce risque de pérennité dû au design il y a aussi un risque qui repose sur la personne qui a développé cette base. A partir du moment où cette personne change d’entreprise ou même de département il devient souvent compliqué de reprendre ces bases.
Rapport et éléments de productivité à intégrer
il convient donc de réaliser une rapport pour capitaliser ces informations et mieux préparer les calculs de ROI sur une acquisition potentielle d’une solution plus globale de gestion des informations liées au produit. Un des éléments à mettre en avant est la quantité de ressaisie de données que vous pourrez trouver d’un fichier à un autre, d’une activité à une autre. Ne pas oublier, comme indiqué précédemment, le risque de perte de données due à la non maintenabilité de ces solutions après un certains temps.
Je pense qu’il peut être important d’établir cette liste et de réaliser un audit tournant dans l’entreprise pour conserver des indicateurs qui seront très parlant sur l’efficacité de gestion de données au sein de la société.
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