Les réunions sont monnaie courante dans le processus de développement produit. Les évolutions techniques des 20 dernières années ont permis de réduire le nombre de trajets en favorisant la possibilité de faire des réunions en ligne à travers des solutions de webmeetings. Cependant, Il n’y a pas plus convaincu que moi pour dire qu’il est primordial d’avoir des réunions avec présences physiques et qu’elles permettent d’échanger bien plus qu’en utilisant des systèmes de visio conférence même les plus abouties (pour avoir essayé la « télé-présence » chez Accenture). Ces solutions fixent le problème de communication cependant elles n’apportent pas forcément d’éléments d’amélioration dans la capitalisation des décisions prises.
Dans mes activités en tant qu’ingénieur process, j’ai toujours essayé d’apporter un grand intérêt à la capitalisation des informations liées au développement ou à l’industrialisation d’un produit. Au cours des réunions physiques, on venait souvent avec son bloc note, puis les PC portables sont devenus de plus en plus courants en réunion et ont permis au moins d’avoir une façon plus simple de conserver et de distribuer l’information enregistrée lors de la réunion.

Qui capitalise?

« Qui prend les notes de la réunion? » Combien de fois a t’on entendu cela au début d’une réunion. Dans certaines réunions spécifiques de revues de sprint de développement logiciel, la personne qui prend des notes est souvent désignée par la nature de son poste. Mais un grand nombre de réunions n’ont pas forcément un formalisme prédéfini et la personne désignée comme responsable dans une réunion a parfois un rôle de modérateur qui ne lui permet pas de passer la réunion à prendre des notes.

Les minutes sous forme d’email

Une des formes que j’ai très régulièrement rencontrée pour la prise de notes en réunion c’est l’email. Cela a son côté pratique car il suffit de rentrer les noms des participants en destinataires et de rajouter en « cc » les personnes que l’on voudrait informer et à la fin de la réunion on envoie cela. C’est aussi un moyen très rapide de retrouver le contenu d’une réunion car les clients emails sont en général assez bon pour faire de la recherche plein texte. Cependant cela ne respecte aucune structure liée au produit lorsque des informations le concernant sont saisies dans ces réunions. De plus, je n’ai jamais vu de modèle d’email pour prise de note de réunion rendant chaque compte rendu différent et ne facilitant pas la capitalisation des informations saisies.

L’indéboulonnable feuille de calcul

J’ai assisté à de nombreuses réunions où l’on créait un document de type Word pour prendre les notes, mais en ce qui concerne les actions, c’est sûrement le tableur que j’ai le plus vu pour suivre des statuts d’activités. Encore une fois, la feuille de calcul n’est pas le meilleur moyen pour capitaliser de l’information. Toutes les discussions en meeting sont là pour apporter de la valeur au produit ou à son processus de conception. Et que trop rarement j’ai vu des personnes saisir des informations à valeur ajoutée dans une solution PLM en cours de réunion.

Des solutions

Les points que je critique dans la première partie sont principalement

  • Le besoin de définir une personne qui prend des notes => et alors pourquoi tout le monde n’aurait pas intérêt à en prendre et à valider ce qui est noté en direct?
  • Le besoin de faciliter la capitalisation des données avec le reste des informations liées au produit.

Voilà quelques pistes pour apporter des solutions à la création et la capitalisation d’information produit en réunion.

Exemple dans Aras Innovator

Cette vidéo présente le module de réunion proposé dans Aras Innovator et que nous avions implémenté chez un de nos clients industriels. Cela permet de lister des activités Pre et Post meeting.

Minuteez

Minuteez vient apporter deux spécificités. La première est la capacité de collaborer sur la prise de notes en étant tous connectés au même document en même temps avec tous des droits d’éditeurs. La seconde est la capacité de typer l’information, de définir si une information est une décision, une question, un risque et on pourrait imaginer la possibilité de rajouter d’autres labels à chaque élément pour faciliter leur capitalisation.

LiveMinutes

Liveminutes va dans le même sens que Minuteez sur la partie collaboration en direct en mettant à disposition un environnement plus large de partage de documents et de visio conference.

Onshape ?

Partant du besoin de collaboration en direct et sachant que OnShape permet de faire de la revue en direct et de la co-edition, je me demande si OnShape, avec ses ambitions plus larges que la CAO, ne va pas fournir aussi des capacités de co-edition de documents comme des minutes de réunion.

Et vous ?

Quelle est votre recette pour capitaliser les informations créées lors de réunions?

Posted by Yoann Maingon

Consultant PLM avec des expériences autant côté métier que dans l’implémentation technique de solutions PLM et d’intégrations de systèmes, je partage avec vous mes expériences, mes recherches et mes développements à travers ce blog.